Getragen wird die Waldheimarbeit von der Evang. Gesamtkirchengemeinde Ulm. Angeboten werden dabei Freizeiten in den Pfingstferien (entweder einwöchig oder zweiwöchig, Kapazität ca. 150 Kinder) und in den Sommerferien in drei Abschnitten von jeweils zwei Wochen Dauer (Kapazität über 300 Kinder). So können also insgesamt etwa 1100 Kinder in den Genuss von erlebnisreichen, turbulenten Tagen kommen.
Die Kinder verbringen die Waldheimzeit in Gruppen von 10-15 gleichaltrigen Mädchen und Jungen, im Normalfall gemischt. Die Zusammenstellung der Gruppen erfolgt kurz vor Waldheimbeginn auf Basis der vorliegenden Anmeldungen. Wir versuchen natürlich, auf alle Gruppenwünsche einzugehen. Leider ist das nicht in jedem Fall möglich.
Die Verantwortung für eine Gruppe übernehmen zwei ehrenamtliche, geschulte Mitarbeitende, welche die Gruppe den ganzen Tag beaufsichtigen und ihnen ein interessantes Gruppenprogramm anbieten.
Im Ruhetal sind die Kinder zwischen 8:00 Uhr und 18:30 Uhr betreut. Die „Kernzeit“, in der alle da sind, liegt dabei zwischen 9:00 Uhr und 17:30 Uhr.
Grundsätzlich können Kinder im Ruhetal teilnehmen, wenn sie 7 Jahre alt sind, oder schon ein Jahr zur Schule gegangen sind, bis zu einem Alter von 14 Jahren.